به نقل از نیوز، همه‌گیری کنونی قوانین محل کار را متفاوت کرده است و همه‌چیزهایی که ما قبل از همه‌گیری، قوانین کاری می‌دانستیم و می‌پذیرفتیم در حال حاضر تغییر کرده‌اند. در برخی موارد، این تغییر به این دلیل بوده است که شرکت‌ها برای مطابقت با دستورالعمل‌های ایمنی ارائه‌شده توسط مراکز کنترل و پیشگیری از بیماری‌ها (CDC) مجبور به سازمان‌دهی مجدد شده‌اند. علت دیگر این تغییرات، ساماندهی مجدد شرکت‌ها به دلیل محدویت‌های ایجاد شده ناشی از بیماری همه‌گیر کووید-۱۹ است تا کارایی و بهره‌وری بیشتری در حوزه کاری خود ایجاد کنند.
مدیران منابع انسانی در سراسر جهان در حال تلاش برای درک این مسئله هستند که همه‌گیری چگونه بر محل کار تاثیر گذاشته است. همه برای کارایی بیشتر و بازگرداندن سطح بهره‌وری که کارفرمایان قبل از همه‌گیری به آن عادت کرده بودند، پیوسته تلاش می‌کنند. اما چگونه می‌توان به‌عنوان مدیر منابع انسانی با تغییرات در محل کار ناشی از بیماری همه‌گیر ویروس کرونا مقابله کرد؟ در ذیل پنج تغییر عمده ارائه‌شده است که بخش منابع انسانی باید برای بهره‌وری و ساماندهی از آن بهره گیرد.
مزایا و مشوق‌های جدید
ازآنجاکه زندگی مردم به دلیل بیماری همه‌گیر کنونی تغییر کرده است، ارزش‌ها و اولویت‌های کارمندان نیز دستخوش تغییر شده‌اند. این بدان معناست که بسیاری از بسته‌های مزایا و مشوق‌های شرکت‌ها برای جذب استعدادهای جدید و حفظ موارد قدیم منسوخ‌شده‌اند. باید منافع جدیدی را در فضای کار پس از همه‌گیری ایجاد کرد و بدون این تغییر ساختاری شرکت‌ها ممکن است نتواند استعدادهای جدیدی را جذب و کارمندان فعلی را حفظ کند. بسیاری از این تغییرات مربوط به محافظت از کارمندان در برابر شیوع کووید-۱۹ و پشتیبانی در صورت آلودگی یک کارمند یا یکی از نزدیکان وی است.
برخی از مزایا و مشوق‌های جدید می‌تواند شامل موارد ذیل باشد:
• برنامه‌های مراقبت بهداشتی با پوشش بیماری کووید-۱۹
• مزایای اسکان مجدد
• مرخصی استحقاقی با حقوق نامحدود
• مزایای مراقبت از کودک و حمل‌ونقل
• کار از منزل
دورکاری
پیش‌بینی می‌شود کار از راه دور تا ۴۰ درصد پس از همه‌گیری افزایش یابد که این رقم به میزان ۱۰ درصد نسبت به سطح قبل از همه‌گیری افزایش‌یافته است. انتظار می‌رود این روند تا زمانی که تعداد زیادی از افراد واکسن دریافت کنند، یعنی تا سال ۲۰۲۱ و احتمالا حتی تا سال ۲۰۲۲ ادامه یابد.
برای عملی ساختن کار از راه دور، بخش‌های منابع انسانی مجبور به ایفای نقش در این زمینه شدند. به‌عنوان‌مثال، کارکنان به دو گروه ضروری در محل و غیرضروری در خارج از محل کار طبقه‌بندی شده‌اند. علاوه بر این، منابع انسانی همچنین مجبور شدند برای مواردی دورکاری، نیروی جدید استخدام کنند. لازم به ذکر است که چالش‌های ناشی از استخدام از راه دور کارمندان جدید کاملا متفاوت از چالش‌های استخدام حضوری است به همین دلیل ضروری است که اداره منابع انسانی در اسرع وقت پروتکل‌های استخدام از راه دور متناسب با شرکت را ایجاد کند.
اقتصاد بزرگتر
اقتصاد بزرگتر و جذب‌کننده برای بسیاری از افراد، حتی کسانی که قبل از همه‌گیری مشاغل تمام‌وقت داشتند، نجات‌دهنده اشتغال است. انعطاف‌پذیری کارگران برای انتخاب ساعات کاری خود و تصمیم‌گیری در مورد اینکه کارفرمایان پروتکل‌های ایمنی کووید-۱۹ را به‌اندازه کافی جدی در نظر بگیرند، کمک می‌کند تا کارگران دریابند در سازمانی کار می‌کنند که آنان را در معرض خطر بیشتری از عفونت قرار نمی‌دهد.
از طرف دیگر، کارفرمایان از مسئولیت محدود و تعهدات محدودی که کارکنان نیمه‌وقت در مقایسه با کارگران تمام‌وقت دارند نیز سود کسب کنند. کارفرمایان می‌توانند در ازای دستمزد کاهش‌یافته کارکنانی که به دلیل کووید-۱۹ کار حضوری ندارند و دور کار شده‌اند، مزایای مربوط به اشتغال تمام‌وقت را پس‌انداز کنند.
ادغام بیشتر با فناوری
شرکت‌ها مدتی است که از فناوری به‌عنوان ابزاری برای بهره‌وری استفاده کرده‌اند و در حال حاضر برای انجام کارهای خود باید به فناوری اعتماد کنند. همان‌طور که در بالا ذکر شد، کار از راه دور اکنون بیش از هر زمان دیگری رایج شده است به همین دلیل، کارفرمایان باید از تمام فناوری‌هایی که همه از آن استفاده می‌کنند، آگاه شوند تا در هنگام کار در خانه از کارایی بیشتری برخوردار شوند. بعلاوه، نه‌تنها مدیریت باید توانایی درک و استفاده از فناوری را داشته باشد، بلکه باید بتواند نحوه استفاده از آن را به کارمندان خود بیاموزد. برخی از فناوری‌های جدیدی که شرکت‌ها از آن استفاده می‌کنند شامل موارد ذیل است:
• نرم‌افزار همکاری برای ارتباطات ساده
• جلسات مجازی
• نرم‌افزار ردیابی زمان برای نظارت بر چگونگی گذراندن ساعات کار هر کارمند و مدیر
• نرم‌افزار مدیریت کارمندان برای مدیران
• نرم‌افزار ردیابی بیماری کووید-۱۹
فضای کاری متفاوت
برای مدیران کسب‌وکار دیگر امکان‌پذیر نیست که هزاران نفر را که همه در یک نوبت‌کار می‌کنند در یک ساختمان قرار دهند. این مدل با بازگشت به کار نیاز به تغییر اساسی دارد و کارفرمایان نیز اکنون بیشتر نگران این مورد هستند. البته این نگرانی فقط برای زندگی شخصی نیست بلکه زندگی اعضاء خانواده به‌ویژه افراد مسن را نیز در صورت ابتلاء فرد به بیماری کووید-۱۹در معرض خطر بیشتر مرگ‌ومیر قرار می‌دهد.
قبل از همه‌گیری، گرایش به محیط باز برای بسیاری از کارمندان در اکثر سازمان‌ها وجود داشت اما با مشکلات کنونی و به‌منظور تشویق خلاقیت و همکاری، کارکنان بسیاری از شرکت‌ها و ادارات، اتاقک‌های محل کار قدیمی را رها کرده و به فضاهای بازتر که در آن احساس راحتی بیشتری وجود داشته باشد، روی آوردند. باید تمامی این موارد باهدف ارائه ایمنی به کارمندان و مشتریان در محل کار بازبینی شوند.
تغییر دیدگاه
با تغییر جهت یکپارچه‌سازی بیشتر به سمت دورکاری با سوالات بیشتری در مورد فضاهای اداری که اکنون خالی‌شده‌اند، روبرو می‌شویم. ازنظر بسیاری، اختلال گسترده در هنجارهای کاری ما سوالات جدی در مورد وضعیت موجود ایجاد کرده است و بازگشت به «تجارت معمول» برای بهبود ما مهم است، ویروس و پاسخ ما به آن نشان داده است که رویکردهای جایگزین در صورت لزوم می‌توانند موثر باشند و ثابت کرده است که می‌توان تغییرات تدریجی در کار ایجاد شود.
درحال حاضر به نظر می‌رسد که تغییر نگرش نسبت به روش‌های انعطاف‌پذیرتر کاری، واکنشی موقتی به شرایط اضطراری همه‌گیر نیست و حرکت به سمت الگوی ترکیبی‌تر یعنی ترکیبی از کار حضوری و کار از راه دور که توسط فناوری پشتیبانی شود مورد پذیرش کارفرمایان و کارکنان خواهد بود. اکنون بسیاری پیش‌بینی می‌کنند که با عبور از بحران همه‌گیری این رویکرد در مقیاس وسیع‌تری پذیرفته شود. نظرسنجی اخیر شورای دفاتر انگلیس (BCO) نشان داد که ۷۰ درصد از کارگران انگلیسی انتظار ندارند یا نمی‌خواهند به هفته کار سنتی پنج‌روزه و مستقر در دفتر برگردند. این مورد با نظرسنجی اخیر دیگری از موسسه مدیران (IOD) مطابقت دارد که نشان می‌دهد ۷۴ درصد از مدیران شرکت‌ها در نظر دارند روش‌های ترکیبی کار حضوری و دورکاری را در آینده ادغام کنند.
تغییر انتظارات
همان‌طور که کار از راه دور موجب می‌شود فضای کاری خالی شود و یا کمتر مورداستفاده قرار گیرد تغییر در این ساختار نیز مهم خواهد بود، حتی قبل از بحران کووید-۱۹ هزینه فضاها با استفاده محدود و دفاتر خالی در لندن سالانه ۴ میلیارد پوند تخمین زده می‌شد. فضاهای اداری به دلیل خانه‌نشینی ناشی از ویروس کرونا خالی مانده‌اند و با تغییرات و سازگاری‌هایی که در این مورد رخ‌داده است، تغییر نحوه کار مردم در واکنش به شرایط موجود احتمالا موجب می‌شود فضاهای کاری به دلیل عدم استفاده ناپدید شوند. اندازه محیط کار دیگر به معنای وضعیت بهتر نیست و این مورد یک رویکرد سنتی برای برنامه‌ریزی و طراحی دفتر است و برای اکثر جوانان جذابیتی ندارد. نتایج تحقیقات نشان داده است، افرادی که وارد محل کار می‌شوند تحت تاثیر دفاتر سنتی شرکت‌ها قرار نمی‌گیرند، زیرا ۲۱ درصد از افراد ۱۸ تا ۲۴ ساله گزارش کردند که به دلیل طراحی منسوخ‌شده دفتر و کمبود امکانات، پیشنهادهای شغلی را نپذیرفتند. وقایع سال گذشته، قطع ارتباط بین نیازها و انتظارات ما از مکان‌هایی که کار می‌کنیم و واقعیت فضاهای اداری که در آن‌ها کارکرده‌ایم را به طرز چشمگیری برجسته کرده است.
راه‌حل
تغییر نگرش ما نسبت به نحوه کار در شیوه‌هایی که اکنون مورد استفاده قرار می‌دهیم، منعکس شده است. مفهوم ساختمان اداری به‌عنوان نماد، به‌طور فزاینده‌ای منسوخ شده است و برای بسیاری از ما مهم نیست، مکانی که در آن کار می‌کنیم بزرگ باشد و شاخصی برای بهتر بودن ما نسبت به رقبای کاری محسوب شود.
با پذیرش بیشتر کار از راه دور انتظار ما از محل کار چیز دیگری خواهد بود، درواقع ما به دنبال جایی هستیم که نیازهای ما را برای انعطاف‌پذیری و انتخاب پاسخ دهد. ما به دنبال جایی هستیم که در سطح شخصی برای ما مناسب باشد و فضای الهام بخش برای کار خلاقانه و مشترک فراهم کند. این نوع تغییر فرهنگی، خواسته‌های ما در مورد چگونگی طراحی ساختمان‌های اداری را تغییر می‌دهد.
اشتراک‌گذاری
راه‌حل فوری و واضح برای مدیریت فضای استفاده‌نشده دفتر پیچیده نیست. تعطیلی قسمت‌هایی از ساختمان در روزهایی که میزان اشغال آن کم است می‌تواند هزینه‌های ملموس جاری را کاهش دهد.
ایده سنتی دفتر مرکزی با آدرس برجسته و نام سازمانی که با حروف بزرگ در خارج از آن نوشته‌شده است به‌طور فزاینده‌ای منسوخ می‌شود و دیگر چنین موردی پس از کووید-۱۹ مهم نیست. در عوض تقاضا برای راه‌حل‌های جدید، تازه و کارآمدتر ازنظر اقتصادی و حمایت از ادغام بیشتر کار ترکیبی آشکار می‌شود حتی سازمان‌های بزرگ و غیروابسته نیز متوجه مزایای مالی و فرهنگی ناشی از شکستن مرزهای سنتی فضای اداری و پیوستن به یک فضای کار مشترک شده‌اند.
درواقع، با کاهش مقیاس فضای شخصی و دسترسی به امکانات مشترک، گفتگو با سازمان‌های همفکر که به دنبال یک رویکرد مدرن‌تر هستند نیز می‌تواند ارزش تجاری یک سازمان را افزایش دهد درنتیجه فضاهای کاری مشترک تمرکز اصلی کارفرمایان خواهد بود.
گرایش به سمت فضاهایی که اشتراک ایده‌ها در آن‌ها تشویق می‌شود قبل از کووید-۱۹ در حال رشد بود و محل کار آینده باید به تسریع تقاضا برای این راه‌حل‌ها و سایر راه‌حل‌های خلاقانه پاسخ دهد. این روش مزایای بیشتری دارد. پرورش تعامل آزاد در مرزهای سازمانی، فضایی را فراهم می‌کند تا ایده‌هایی که ممکن است در داخل یک ساختمان اداری سنتی امکان‌پذیر نباشد، ایجاد شود. مکالمه گاه‌به‌گاه در یک مکان مشترک می‌تواند مشکلی فردی را حل کند که تمام صبح با آن درگیر بوده است، یا یک سلام و احوالپرسی در زمان عبور در یک راهرو ممکن است به ایجاد ارتباطاتی کمک کند که سرآغاز پروژه‌های آینده باشد. با استفاده از این روش می‌توان فرهنگ پویایی ایجاد کرد و به استخدام افراد نیز کمک کرد چیزی که بسیاری از مشاغل برای دستیابی به آن تلاش می‌کنند.
مزایای برند
تغییر نگرش اجتماعی نسبت به روشی که ما قصد داریم کارکنیم یک مورد و یا ناهنجاری موقتی نیست این تغییرات باید توسط کسانی انجام شود که محل کار را برنامه‌ریزی، توسعه، طراحی و راه‌اندازی می‌کنند. مقامات و سیاست‌گذاران باید مقیاس و سرعت تغییر در آنچه را که اکنون از کجا و چه زمان کار می‌کنیم را پذیرفته و از آن استقبال کنند. در صورت وجود گزینه‌های دیگر، فضایی خالی نخواهد ماند. به‌نوبه خود، مشاغل باید با نگاهی که به مالکیت ساختمان و فضا دارند، رویکرد خود را تطبیق داده و به سمت نام تجاری بازتر حرکت کنند و یک محیط تعاملی و مشترک را برای چندین کاربر و سازمان تسهیل کنند.
انتهای پیام
